Así es como consigo llegar a (casi) todo: Mis 7 hábitos personales para la gestión del tiempo

Una de las frases que más veces he oído en los últimos años es la de “¿Cómo lo haces para que te dé tiempo a hacer todo lo que haces?”. La verdad es que una de las cosas que más me satisfacen es irme a la cama con la sensación de haber exprimido al máximo las horas del día. Es una sensación gratificante, como de trabajo bien hecho, de haber aprovechado cada minuto, que a mí me llena de energía para el próximo día.

Es cierto que soy una persona que hace de todo y, por lo general, acabo llegando a todo. Una vez más, es cuestión de proponérselo. Recuerdo las charlas en casa en las que me insistían en “priorizar. No puedes hacer de todo”. ¡Y vaya que sí pude!

Ahora puedo trabajar en consultoría (con la fama que el sector tiene), estudiar idiomas, hacer deporte, ser voluntaria y todo ello sin renunciar a momentos de ocio y de disfrutar con amigos y familia.

Para todos aquellos que me siguen preguntando “¿Cómo llegas a todo?” y por si a alguien le ayuda, he aquí mis 7 hábitos relacionados con la gestión del tiempo, siguiendo con la idea de Stephen R. Covey en sus “7 hábitos de la gente altamente efectiva” (Confieso no haber conseguido terminarlo todavía…):

1)      No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy

Esta ha sido mi máxima durante mucho tiempo. Si puedes hacer algo ahora mismo, sin comprometer su calidad y con los mismos resultados que hacerlo mañana, para qué responder “voy a….” o “tengo que…”. Simplemente, hazlo.  Por supuesto, muchas veces no es posible hacer las cosas de inmediato, bien porque estás haciendo otra cosa, porque debes esperar a algo. Pero me pone nerviosa los “voy a…” y “tengo que…” desde el sofá.

Si tienes que llamar a alguien, llámale, antes de que se te vaya el santo al cielo y se acumule en tus cosas que hacer. Si un sábado te acuerdas de que tienes que ir a lavar el coche, ¿por qué no lo haces y te liberas cuanto antes?

2)      Planifica: haz un horario visual, como en el colegio

Reconozco que en esto soy como los niños. Tener una rutina y unos horarios aproximados me ayuda a ganar en productividad. Cuando eres consciente de que tienes un tiempo X para hacer algo y después vas a tener que dedicarte a otra cosa, eres capaz de aprovechar más y mejor el tiempo. Ese fue quizás uno de mis trucos durante la carrera. Compaginando estudios y trabajo, sabía que tenía, supongamos, 2 horas, de 19:00 a 21:00, para hacer un trabajo. Esas dos horas para mí eran mucho más productivas que las 4 ó 5 que habría tenido disponibles si me hubiera dedicado al 100% al estudio.

Me gusta tener un plan semanal, como los que hacíamos en el colegio, en Excel, en forma de tabla y con colores. Me sirve para empezar el curso, o el año, y llega un momento en el que lo tengo interiorizado y no me hace falta, pero me gusta visualizar mis tareas del día a día, aunque sea a grandes rasgos

3)      Concéntrate

Durante mis estudios, también se sorprendía mucha gente de los resultados que obtenía en exámenes dado el tiempo que dedicaba al estudio. He ahí mi otro gran truco: dedicar 95%-100% de mi atención a la tarea que tengo entre manos.

Esto quiere decir que si estando en clase haces un esfuerzo por concentrarte durante, supongamos, una hora, al máximo en la explicación que te están dando, evitarás tener que dedicarle dos horas en entenderlo y memorizarlo por tu cuenta. El estar muy concentrado y atento a algo no solo te ayuda a entender algo (esencial) sino que, sin querer, estarás memorizando una gran parte.

En ese sentido, para estar concentrado delante del ordenador, recomiendo los consejos de Ángel sobre cómo evitar las distracciones cuando escribimos un post.

4)      Madruga (o si lo prefieres, trasnocha)

No sé si a quien madruga Dios le ayuda o no, pero lo que sí sé es que le cunde más el día.

Siempre he sido una persona muy de mañanas. Aprovecho la tranquilidad de las primeras horas del día para hacer aquellas cosas que durante el día me llevarían más tiempo por el tráfico, las llamadas de teléfono, las continuas interrupciones, etc. Reconozco que soy de esos especímenes con la suerte de que no les cuesta mucho madrugar y que se levantan pensando “¡qué bien tener todo el día por delante!”. Y si el día se puede comenzar haciendo deporte, mejor. Recuerdo la sensación de empezar el día con unos largos en la piscina y aquello era energía para todo el día. Ahora mantengo la costumbre de hacer deporte a primera hora siempre que puedo. Me gusta correr un domingo por la mañana antes de que las calles se llenen de gente paseando y llegar a casa con las pilas puestas, mientras muchos se están desperezando.

En ese sentido, hay dos tipos de personas: las de mañanas, y las de noches. De hecho, en la universidad se notaba muy bien, estaban “los que estudian de mañanas” y “los que estudian de noches”. Creo que muchas de las cosas que yo hago y sentimientos que experimento a primera hora son aplicables también a las noches, para aquellos que las aprovechen mejor.

5)      Aprovecha los tiempos muertos

Esta costumbre (obsesión) la tengo desde muy pequeña. Los trayectos en el autobús de mi casa al colegio duraban unos 30 minutos y nunca iba quieta. Si iba sola en el autobús, aprovechaba para hacer los deberes del día siguiente o para leer unos apuntes. Nunca me han gustado los tiempos muertos. Ahora cada vez que viajo, aunque sea 10 minutos de tren o 12 horas de vuelo, siempre llevo algo para leer o para hacer. Si no tengo nada importante que hacer, acabo viendo una película o escuchando música, pero si puedo invertir ese tiempo en hacer algo de tal manera que luego me evite el tener que ponerme a ello cuando podría estar haciendo algo mejor (por ejemplo, una vez llego a mi destino), no lo dudo.

Esta costumbre me acaba llevando a:

• Leer/trabajar en la medida de lo posible en el transporte público, en las esperas en el médico
• Estudiar en la playa. Por supuesto, si he salido el día anterior o estoy cansada, duermo y si estoy de charla con mis amigos, la disfruto, pero si no, ¿en qué puedo invertir ese tiempo de estar boca abajo?
• Aprovechar las pausas para comer. Según mi horario oficial, tengo una pausa de dos horas para comer. Ante eso, puedo ir a casa, comer, ver la tele y volver, o comer en media hora y aprovechar la otra hora y media para hacer deporte, aprender idiomas o escribir estos posts.

6)      Varía de actividad

Cuando dedicas demasiado tiempo seguido a algo, la curva de la productividad desciende de manera importante. Los expertos dicen que aproximadamente cada hora y media hay que descansar. Creo que esto es muy importante. Trabajar 10 horas sin apenas parar no es sano. En las épocas de mucho trabajo, siempre he preferido parar para ganar en productividad. Siempre que puedo, además, intento hacer deporte, pues eso me hace “desconectar” y llenarme de energía para lo que queda. Si una jornada de trabajo prevista de 8 de la mañana a 7 de la tarde, la partes en dos y dedicas una hora a hacer deporte, o salir a comer, o ir a pasear, probablemente seas capaz de sacar más trabajo del previsto y acabes saliendo antes.

7)      Herramientas que utilizo a diario: Checklists y Google Calendar

En la universidad he llegado a tener 3 agendas diferentes para cada curso y ayudarme con una PDA. Empezar el curso con la costumbre de utilizarla era una cosa fácil, pero conforme pasaban los meses acababa dejando de consultarla (aunque sí apuntaba) y, posteriormente, dejando de apuntar nada en ellas. Mi método era entonces, comprar una agenda nueva, con nuevos colores y así me motivaba a usarla durante unas semanas. Al final, no conseguí acostumbrarme al 100% a utilizar una agenda escolar.

Ahora hay dos herramientas que verdaderamente me ayudan cada día.

Checklist: los primeros 10-15 minutos en el trabajo los dedico a hacer una checklist de las cosas que tengo que dejar hechas a lo largo del día. Tener la imagen de lo que queda pendiente y ver el avance, tachar ToDos, es algo que no solo me ayuda a organizarme sino también me va motivando “ya queda menos”.

Google Calendar: después de muchas agendas, en papel, electrónicas, aplicaciones, he dado por fin con la herramienta que más se adapta a mis necesidades: Google Calendar. Esto es lo que ha conseguido hacer la diferencia:

• Siempre disponible. A diferencia de una agenda de papel, siempre tengo Google Calendar disponible. Si no estoy delante de mi ordenador, lo tengo en mi teléfono Android. Se acaban esos momentos de “debería apuntar esto pero no tengo mi agenda” o “me he dejado la agenda en casa y no sé si me estoy dejando algo por hacer”. El poder escribir y consultar en cualquier momento desde el teléfono (siempre lo llevo encima) asegura que no abandonaré esta agenda como tantas veces hice con las de papel.
• Visualización: Google Calendar se puede visualizar de varias maneras diferentes. A mí, personalmente, me gusta la visión semanal (como en mis antiguas agendas escolares) y me permite ver la representación de mis horarios que mencionaba en el punto 2). Me gusta la posibilidad de establecer diferentes calendarios, con colores y avisos diferentes. Esto me ayuda a establecer prioridades, ya que puedo ver de un vistazo qué actividades corresponden al calendario “trabajo” “exámenes” y cuáles, en cambio, son “ocio”, “opcional”, etc.
• Avisos: ya no hace falta que “abra” la agenda para consultar qué tengo que hacer durante el día. Me llegan avisos de Google Calendar a mi móvil un tiempo antes (lo puedes configurar, para minutos, horas o días antes) a través de un email y después de un aviso. Así, me aseguro que no habrá algo que escribí en la agenda y que no he visto que tenía que hacer.

**************************************************************************************************

¿Qué tal se os da a vosotros la gestión del tiempo?

¿Qué os parecen mis hábitos? ¿Propondríais algún otro?

Por cierto, he cambiado el diseño del blog, intentando personalizarlo poco a poco. ¿qué os parece?

**************************************************************************************************

Antes de acabar, quería aprovecha para decir que el anterior post ha batido record de visitas y comentarios y parece que ha levantado bastante expectación. Muchas gracias a todos los nuevos seguidores y a quienes me habéis apoyado, espero poder seguir creando contenidos que os resulten interesantes